Întrebări primite în cadrul Componentei 4, Servicii Sociale şi de Bază, a Fondului ONG în România.

Întrebarea 1: Care sunt documentele pentru decont pe care le pot emite partenerii din Norvegia, dacă nu emit facturi?

Răspuns: Documentele justificative ale partenerului norvegian trebuie să îndeplinească aceleaşi condiţii ca şi cele ale Solicitantului. Pentru justificarea cheltuielilor făcute, partenerii vor trimite copii ale facturilor însoţite de documente de plată şi, în cazul salariilor persoanelor implicate în proiect, ale documentelor justificative privind plata acestora, conform legislaţiei în vigoare în Norvegia. Asa cum aţi precizat şi dvs. nu se acceptă emiterea de facturi între parteneri.

Întrebarea 2: La construcţii în regie proprie cum demonstrăm mâna de lucru? Dacă trebuie să igienizăm spaţiul, dat cu var, cum decontăm prestaţia unui lucrător?

Răspuns: Lucrările de construcţie nu sunt eligibile. Dacă realizaţi activităţi de reconstructie, renovare sau modernizare în regie proprie puteţi deconta la capitolul 4. Costuri direct legate de proiect din buget materialele necesare şi la capitolul 1. Echipa de proiect şi experţi salariul persoanei angajate care realizează lucrarea.

Întrebarea 3: Pentru calculul procentual al utilizării unui echipament estimăm utilizarea de 25 sau 50 % și o demonstrăm cu ore de utilizare? Sau preluăm valoarea de amortizare pe perioada derulării proiectului şi o transformăm în procente de utilizare?

Răspuns: Pentru decontarea parţială a echipamentelor achiziţionate pe proiect, se vor deconta cotele de amortizare lunare pentru perioada de implementare a proiectului, considerând că au o utilizare normală (nu procentuală).

Întrebarea 4: La dezvoltarea de competenţe (în cadrul dezvoltării organizaţionale) se pot acoperi costuri pentru cursuri de perfecţionare sau acreditare?

Răspuns: Costurile aferente cursurilor de perfectionare sau acreditare pot fi eligibile ca și costuri de dezvoltare organizațională dacă este demonstrată necesitatea lor în acest context și sunt relevante pentru obiectivele de dezvoltare organizațională stabilite și descrise în cererea de finanțare.

Întrebarea 5: Se poate plăti pentru voluntari deplasarea pe bază de tichete transport sau bonuri benzină și diurnă pentru ziua prestată?

Răspuns: Este posibilă plata cheltuielilor de transport și masă (nu diurnă) pentru voluntarii care au încheiat un contract de voluntariat cu organizația, în condițiile prevăzute de lege. Diurna se acordă doar persoanelor încadrate cu contracte de muncă.

Întrebarea 6. La capitolul 1 se introduc valorile salariului brut sau al salariului cu toate contribuțiile?

Răspuns: Conform Ghidului solicitanților sunt eligibile costuri legate de persoanele implicate în proiect, cuprinzând salariile propriu-zise la care se adaugă contribuţiile sociale şi alte costuri aferente remunerării. Așadar, veți include în buget valoarea salariului total (salariul brut plus taxele angajatorului).

Întrebarea 7. Parcurând Ghidul Solicitanților, am remarcat  citind  secțiunea 3.1.1. Solicitanţi eligibili, că sunt enumerate ca eligibile toate asociațiile și fundațiile constituite conform prevederilor OG nr. 26/2000, dar în același timp sunt enumerate la  categoria solicitanților neeligibili, “asociațiile profesionale”. Vreau să vă adresez următoarea întrebare: O societate academică a profesioniștilor dintr-un anumit domeniu, înființată în baza OG nr. 26/2000, care prin statut își asumă misiunea de “asociație profesional-științifică” pentru specialiștii din domeniul respectiv este sau nu eligibilă ca solicitant (sau partener)?

Răspuns: În conformitate cu secțiunea 3.1.1 Solicitanți eligibili din Ghidul Solicitanților, pot depune cereri de finanțare în cadrul prezentului Program exclusiv organizații neguvernamentale și nonprofit, înființate legal și cu sediul în România, organizate și conduse conform legislației românești în vigoare cu privire la organizațiile neguvernamentale, respectiv asociații, fundații și federații constituite conform prevederilor OG nr 26/2000 sau Legii nr. 21/1924 privind asociațiile și fundațiile, cu modificările și completările ulterioare.

Nu sunt considerați solicitanți eligibili asociațiile profesionale, iar asociație profesională este acea asociație care condiționează exercitarea unei anumite profesii de calitatea de membru în asociație, iar scopul și obiectivele asociației urmăresc exclusiv satisfacerea interselor specifice ale membrilor acesteia.

Având în vedere cele de mai sus și pe baza informațiilor furnizate în Ghidul Solicitanților, puteți analiza dacă organizația dvs. se încadrează în condițiile de eligibilitate pentru a aplica în cadrul Fondului ONG

Facem mențiunea că, în cazul în care proiectul dvs este selectat spre finanțare vi se va solicita să depuneți o serie de documente pe bază cărora se va verifica eligibilitatea organizației dvs (vezi secțiunea 7.5 Contractarea din Ghidului Solicitanților).

Întrebarea 8: Vă rugăm să ne clarificați dacă este obligatorie includerea unei persoane contabil în echipă proiectului (punctul 1.1 din buget), sau se poate trece doar costul cu firmă de contabilitate cu care lucrăm (punctul 1.2 din buget).

Răspuns: Nu este obligatorie includerea unui contabil în echipa proiectului. Sunt acceptate și costurile aferente contractului cu firma de Contabilitate, care pot fi incluse în buget la capitolul 5. Alte costuri / servicii subcontractate.

Întrebarea 9: Achiziţiile publice ce urmează a fi realizate prin proiect se vor face în baza OUG 34/2006  privind achiziţiile publice? În ghid se specifică faptul că achiziţiile vor fi realizate cu respectarea legislaţiei în vigoare însă ne referim la legislaţia comercială privind respectarea liberei concurențe sau la OUG 34? Pentru achiziţiile ce vor fi efectuate prin proiect este necesar să justificăm preţurile incluse în buget prin oferte pentru fiecare obiect de achiziţie şi să ataşăm aceste oferte cererii de finanţare?

Răspuns: Achiziţiile se vor realiza conform unor proceduri care vor respectă atât legislaţia naţională şi europeană privind achiziţiile, cât şi cerinţele specifice ale finanţatorului. Procedurile vor fi disponibile beneficiarilor selectaţi pentru acordarea finanţării nerambursabile.

Întrebarea 10: Va rugăm să ne spuneţi dacă achiziţionarea unui microbuz nou de 9 locuri este considerată o cheltuială eligibilă. Achiziţionarea microbuzului ne-ar ajută la atingerea unuia dintre obiectivele propuse de noi în cererea de finanţare şi anume facilitarea accesului tinerilor cu dizabilităţi la servicii sociale. Rezultat : frecvenţa crescută la servicii sociale.

Răspuns: Achiziţa unui vehicul poate fi cost eligibil în condiţiile în care sunt respectate condiţiile de eligibilitate prevăzute în Ghidul solicitanţilor.

În mod normal în cazul acestui tip de achiziţie se acceptă că fiind eligibilă doar cota de amortizare aferentă perioadei în care se desfăşoare proiectul.

În mod excepţional, în cazul acestui tip de achiziţie se acceptă că fiind eligibil întregul cost doar dacă reprezintă o componentă integrantă şi necesară pentru implementarea proiectului şi este esenţial pentru atingerea obiectivelor.

Întrebarea 11: În Anexa 1 (Cererea de finanţare) apare la final, în lista documentelor necesare, 'Planul de promovare'. Există un document tip sau anumite informaţii specifice ce trebuie incluse în acest plan? Se ataşează cererii de finanţare într-un format anume (doc., excel etc.)?

Răspuns: Pentru Planul de promovare nu este prevăzut un format special. Important este că acesta să conţină elementele menţionate în Ghidul solicitanţilor, capitolul 4.4. Informare şi publicitate.

Întrebarea 12: TVA –este considerat cheltuială eligibilă dacă nu este recuperat? Bugetul grant-ului cuprinde toate cheltuielile cu TVA? (în condiţiile în care TVA-ul nu se recuperează)

Răspuns: În bugetul proiectului se includ costuri cu TVA (aceasta nu se evidenţiază separat). Conform Ghidului solcitantilor, sunt eligibile costuri cu TVA care nu poate fi recuperată, conform reglementărilor legale în vigoare. Doar la raportare, TVA va fi evidenţiată pe o coloană separată.

Întrebarea 13: Cum se va face raportarea costurilor indirecte?

Răspuns: Costurile indirecte sunt justificate cu documente de plată (facturi) şi incluse în rapoartele financiare. O procedură detaliată privind raportarea va fi disponibilă la contractare.

Întrebarea 14: Membrii echipei de proiect trebuie să fie angajaţi cu contract de muncă sau se acceptă şi contracte de servicii /PFA?

Răspuns: Conform Ghidului solicitanţilor, sunt eligibile costuri legate de persoanele implicate în proiect, cuprinzând salariile propriu-zise la care se adaugă contribuţiile sociale şi alte costuri aferente remunerării, onorării, facturi emise de PFA; salariile şi costurile nu trebuie să le depăşească pe cele practicate în mod obişnuit de către Solicitant şi / sau partenerii acestuia. În cazul în care anumite servicii se subcontractează, acest lucru trebuie menţionat explicit. În caz contrar,  costurile nu vor fi acceptate la decontare. Managementul proiectului nu se subcontractează. Managementul proiectului trebuie să fie din partea Solicitantului, iar forma de angajare recomandată este contract individual de muncă.

Întrebarea 15: La ce curs de referinţă se calculează raportul euro-leu?

Răspuns: Pe perioada de implementare a proiectului, raportările financiare se vor face utilizând cursul de referinţă InforEuro care va fi publicat şi pe site-ul Programului Fondul ONG.

Întrebarea 16: La Bugetul proiectului- cap.1-linia 1.2- Tarifarea  orei unui expert se calculează  la nivelul salariului mediu brut comunicat de dvs? Sau la ce nivel?

Răspuns: Referitor la plata experţilor nu există o anumită limită referitoare la onorariul sau/şi salariul plătit însă trebuie să aveţi în vedere că acestea nu trebuie să le depăşească pe cele practicate în mod obişnuit de către Solicitant şi / sau partenerii acestuia. Aceste costuri trebuie să fie realiste şi necesare implementării proiectului şi să fie utilizate în unicul scop de a atinge obiectivele proiectului şi rezultatele preconizate, într-o manieră conformă cu principiile economiei, eficienţei şi eficacităţii.

Întrebarea 17: Dorim să ştim dacă pe lângă statisticile oficiale este acceptată şi o evaluare în procente a răspunsurilor primite pe un chestionar realizat de noi (adică nelicențiat, nevalidat) pe un număr 35 de persoane.

Răspuns: Dacă vă referiţi la menţiunea din secţiunea 4.1. a Ghidului solicitanţilor “Solicitanţii sunt încurajaţi să se documenteze....să consulte rapoarte, statistici relevante etc.” aveţi în vedere că rolul acesteia este de a veni în sprijinul solicitanţilor care trebuie să demonstreze relevanţa proiectului faţă de obiectivele Programului şi ale Componenţei şi, de asemenea să susţină necesitatea proiectului. Se presupune că astfel de rapoarte, statistici etc. oferă solicitantului informaţii (date) care îl pot ajuta să îşi plaseze proiectul în comunitate şi să susţină proiectul din perspectiva Programului şi a cerinţelor privind completarea cererii de finanţare. Datele şi informaţiile preluate din asemenea surse trebuie să fie relevante pentru proiect şi coerente cu dimensiunea, localizare, specificul proiectului  etc. Dealtfel, în instrucţiunile de completare a secţiunii 3.1. a Cererii de finanţare - Descrierea proiectului. Problema abordată se menţionează – Este recomandat să folosiţi date concrete, adaptate la problema specifică abordată şi ţinând cont de localizarea acesteia sau domeniul din care face parte. În acest context utilizarea unei cercetări realizate în cadrul organizaţiei poate să fie utilă în descrierea proiectului, de exemplu în descrierea problemei, formularea obiectivelor şi descrierea activităţilor.

Întrebarea 18: Ce se întâmplă cu economiile apărute la un capitol/subcapitol/linie de buget? Ce procedură se foloseşte? Proces verbal? Sau se returnează?

Răspuns: Economiile apărute în bugetul unui proiect pe perioada de implementare a acestuia pot fi alocate către alte linii de buget numai după justificarea, anunţarea şi aprobarea modificărilor de către Operatorul Fondului. Informaţii detaliate referitoare la procedurile de urmat în timpul implementării proiectelor vor fi puse la dispoziţia promotorilor de proiect la momentul semnării contractelor de finanţare.

Întrebarea 19: Doresc să ştiu dacă putem obţine finanţare pentru un centru de zi care deja funcţionează şi este singurul serviciu oferit de asociaţie. Întrebarea generală este dacă putem obţine un grant pentru un serviciu social deja înfiinţat sau trebuie să fie unul nou înfiinţat?

Răspuns: În cadrul acestei componente vor fi finanţate proiecte în sensul de grupuri de activităţi definite şi puse în practică pentru elaborarea unui răspuns la o nevoie specifică, activităţi care trebuie realizate într-o secvenţă logică, pentru a atinge un set de obiective prestabilite folosind resurse date.  Un serviciu social funcţional poate fi un mijloc prin care organizaţia răspunde unei nevoi identificate, însă cererea de finanţare trebuie să fie elaborată pentru un proiect specific, aşa cum am arătat anterior. Un program anual de activităţi curente nu este eligibil. Va rugăm să citiţi cu atenţie Ghidul solicitantului pentru a vedea condiţiile care trebuie îndeplinite pentru elaborarea şi depunerea unui proiect.