Întrebări primite în cadrul Componentei 2 - Justiție Socială și răspunsurile aferente acestora.

Întrebarea 1.: Putem considera că suma aprobată pentru scrisoarea de intenţie solicitată ca grant este cea de referinţă şi să corectăm sumele privind cofinanţarea şi bugetul total?

Răspuns: Suma maximă pe care o puteţi solicita ca finanţare nerambursabilă este cea precizată în scrisoarea de intenţie. Având în vedere respectarea procentului de contribuţie proprie de min.10% din total costuri eligibile (total buget), rezultă o corecţie atât la suma cofinanţării cât şi a bugetului total al proiectului.

Întrebarea 2.: Angajaţii instituţiilor de stat nu pot beneficia de salarii din partea cofinanţării primite? Având ca partener o instituţie publică, vor exista angajaţi din partea acestei instituţii care vor fi implicaţi activ în proiect şi pe care am agreat că îi vom plăti.

Răspuns: În măsura în care persoane, angajaţi ai partenerului instituţie publică, prestează activităţi în condiţiile legale în afara timpului de lucru şi demonstrând responsabilităţi diferite în cadrul instituţiei partenere, remunerarea acestora poate fi considerată cheltuiala eligibilă. Trebuie avută în vedere însă şi natura activităţilor ce urmează a fi prestate în cadrul proiectului (de ex. Nu poate fi asistent social şi să facă vizite la domiciliu beneficiarilor în intervalul de timp care se suprapune cu intervalul menţionat în contractul de muncă încheiat cu instituţia publică). În cazul funcţionarilor publici trebuie respectată legea funcţionarilor publici în care se menţionează tipurile de activităţi pe care le pot realiza suplimentar. Dacă nu, salariile nu vor putea fi acoperite de finanţarea nerambursabilă deoarece salariile au deja o sursă de finanţare.

Întrebare 3.: La capitolul 8 din buget - Cheltuieli neprevăzute, este specificat în paranteză "max. 5% din cap. 7". Formula de calcul este setată cu valoarea de 5%. Vă rog să ne precizaţi dacă este obligatorie alocarea unei sume din buget pentru cap. 8 - Cheltuieli neprevăzute şi dacă (în cazul obligativităţii) aceasta poate fi mai mică de 5%.

Răspuns: În Anexa 2 – Bugetul proiectului, puteţi bugeta, conform Ghidului Solicitantului, „o cotă de cheltuieli neprevăzute care să nu depăşească 5% din costurile directe eligibile. Această sumă poate fi folosită doar cu autorizarea scrisă prealabilă a Operatorului Fondului ONG şi doar pentru costuri care nu au putut fi identificate în momentul scrierii proiectului (de ex: schimbare de legislaţie, calamităţi naturale etc.).”

Prin urmare, dumneavoastră puteţi bugeta şi o sumă mai mică decât echivalentul a 5% din total costuri eligibile sau să nu includeţi nici o sumă. Formula din buget include procentul de 5% pentru a vă arăta la ce sumă totală trebuie să aplicaţi procentul şi să nu depăşiţi maximul admis.

Întrebare 4.: În scrisoarea de intenţie s-a propus o perioadă de 20 luni şi suma de 27.000 Euro, dar s-a bifat căsuţa de grant mediu. Este în regulă să precizăm în cererea de finanţare faptul că suma este de 27.000 euro, suma de grant mic, şi perioada de implementare fiind de 20 de luni (perioada de grant mediu)? Ce ne recomandaţi să facem?

Răspuns: Conform Ghidului Solicitantului, secţiunea 6.1 „În procesul de dezvoltare a Cererii de finanţare nu vor putea interveni modificări ale aspectelor esenţiale cuprinse în Scrisoarea de intenţie (ex. Buget, parteneri, durată proiect, locaţie, grupuri ţintă vizate etc)”. Având în vedere că suma solicitată nu poate fi suplimentată, vă recomand să revizuiţi durata de implementare a proiectului pentru a vă încadra în durata maximă corespunzătoare unui grant mic. În aceste condiţii, veţi face o menţiune în Cererea de finanţare că aţi identificat o eroare în Scrisoarea de intenţie şi se va face corecţia necesară.

Întrebare 5.: Putem înlocui partenerul transnaţional din proiect (Polonia) cu un alt partener din Polonia sau altă ţară menţionată pe lista ţărilor eligibile din ghidul de finanţare al Fondului ONG? Dacă da, cum se procedează?

Răspuns: Conform Ghidului Solicitantului, secţiunea 6.1 „În procesul de dezvoltare a Cererii de finanţare nu vor putea interveni modificări ale aspectelor esenţiale cuprinse în Scrisoarea de intenţie (ex. Buget, parteneri, durată proiect, locaţie, grupuri ţintă vizate etc.)”. De aceea, partenerul menţionat în Scrisoarea de intenţie nu poate fi schimbat dar este posibilă introducerea unor parteneri suplimentari, dacă se justifică implicarea acestora şi se demonstrează valoarea adăugată, respectând prevederile din cadrul Ghidului solicitantului privind eligibilitatea partenerilor şi se ataşează acordul de parteneriat.

Întrebare 6.: În scrisoarea de intenţie nu am menţionat parteneri ai proiectului, între timp am identificat un partener potrivit, el nu provine dintr-un stat donator, ci din România. Putem încheia acest parteneriat şi să includem partenerul în activităţile proiectului?

Răspuns: Conform Ghidului Solicitantului secţiunea 6.1 „În procesul de dezvoltare a Cererii de finanţare nu vor putea interveni modificări ale aspectelor esenţiale cuprinse în Scrisoarea de intenţie (ex. Buget, parteneri, durată proiect, locaţie, grupuri ţintă vizate etc)”. Cu toate acestea, dacă se justifica implicarea partenerului suplimentar şi se demonstrează că aduce un plus proiectului, respectând prevederile din cadrul Ghidului solicitantului privind eligibilitatea partenerilor, atunci poate fi inclus în cererea de finanţare şi se va ataşa acordul de parteneriat corespunzător.

Întrebare 7.: În scrisoarea de intenţie, în descrierea activităţii de management al proiectului, am detaliat componenta echipei de proiect, în care am inclus 6 coordonatori locali, pentru fiecare sat în care ne vom desfăşura activităţile proiectului. Putem modifica, să reducem la 2 coordonatori, unul pentru fiecare comună inclusă în proiect?

Răspuns: Conform Ghidului Solicitantului secţiunea 6.1 „În procesul de dezvoltare a Cererii de finanţare nu vor putea interveni modificări ale aspectelor esenţiale cuprinse în Scrisoarea de intenţie (ex. Buget, parteneri, durată proiect, locaţie, grupuri ţintă vizate etc)”. Cu toate acestea, dacă se justifică reducerea personalului la 2 persoane şi se demonstrează implicarea acestora pentru munca echivalentă a 6 persoane estimată iniţial, ţinând cont de normă de timp, costurile implicate etc., ar putea fi posibilă luarea în considerare a acestei modificări de către echipa de evaluatori.

Întrebare 8.: În formularul cererii de finanţare, punctul 3.10 Corelarea cu iniţiative similare, se referă la iniţiativele proprii sau ale altor organizaţii/instituţii? Corelarea se poate face de exemplu cu strategia elaborată la nivelul unui GAL?

Răspuns: Prezentarea iniţiativelor similare se va face atât pentru solicitant cât şi pentru partenerii din proiect (dacă există parteneri). Corelarea cu strategia unui GAL poate fi menţionată dacă în elaborarea acesteia a fost implicată şi organizaţia dumneavoastră sau daca este o iniţiativă similară cu aplicaţia din cadrul Fondului ONG.

Întrebarea 9.: În scrisoarea de intenţie nu am stabilit obiective şi activităţi separate pentru dezvoltare organizaţională, dar am înţeles la sesiunea de informare, că se recomanda acest lucru. Cum putem realiza în acest moment acest lucru, dat fiind faptul că nu este permisă modificarea obiectivelor sau activităţilor?

Răspuns: În cadrul sesiunilor de informare au fost făcute recomandări privind posibilitatea includerii unor elemente/activităţi legate de dezvoltarea organizaţională. Aceste obiective/activităţi de dezvoltare organizaţională nu sunt considerate ca fiind o modificare, ci o îmbunătăţire, ajutând la creşterea calităţii Cererii de finanţare şi la o mai buna funcţionare şi sustenabilitate a organizaţiei. Vă rugăm să aveţi în vedere că aceasta recomandare nu are rol de obligativitate. Prin urmare, rămâne la latitudinea Solicitantului dacă include astfel de activităţi cu respectarea sumei maxime solicitate din cadrul finanţării nerambursabile.

Întrebarea 10.: La seminarul de informare de la Cluj, la care am participat, am aflat că personalul care va asigura această activitate, trebuie să dovedească o calificare în acest sens, adică să aibă pregătire pedagogică.

Răspuns: Experienta persoanelor menţionate în cadrul echipei de proiect va fi evidenţiată în CV-urile depuse ca anexe. În implementarea activităţilor cu copii (de ex. „sprijin în vederea efectuării temelor, activităţi şi jocuri antrenante ce favorizează formarea unor deprinderi şi talente, precum şi dezvoltarea armonioasă a copiilor etc.”) este recomandată folosirea personalului calificat, cu pregătirea pedagogică şi/sau experienţa corespunzătoare care să poată asigura activităţi de tipul celor menţionate. Evaluarea proiectului va ţine cont de toate elementele din proiect şi anexele aferente.

Întrebarea 11.: Bugetul necesar implementării proiectului prevede achiziţionarea a două autovehicule, necesare desfăşurării activităţilor propuse. Achiziţionarea autovehiculelor reprezintă un cost eligibil?

Răspuns: Costul aferent achiziţiei de autovehicul este considerat eligibil dacă acesta se justifică şi autovehiculele sunt necesare derulării activităţilor.

Întrebarea 12.: Dacă prin îmbunatăţirea aplicaţiei se ivesc costuri neprevăzute în momentul redactării scrisorii de intenţie, putem creşte suma totală a bugetului, fără a modifica suma grantului, dar să creştem contribuţia proprie?

Răspuns: Conform Ghidului Solicitantului secţiunea 6.1 „În procesul de dezvoltare a Cererii de finanţare nu vor putea interveni modificări ale aspectelor esenţiale cuprinse în Scrisoarea de intenţie (ex. Buget, parteneri, durată proiect, locaţie, grupuri ţintă vizate etc)”. Cu toate acestea, dacă se justifică mărirea bugetului total al proiectului şi automat creşterea contribuţiei proprii, puteţi aduce o îmbunătăţire în cadrul Cererii de finanţare cu respectarea condiţiilor de eligibilitate a costurilor estimate.

Întrebare 13.: Este eligibilă construcţia unui teren de fotbal, baschet, volei cu vestiare şi o sală pentru desfăşurarea activităţilor artistice (repetiţii, dans şi cântat la instrumente muzicale) pentru Subcomponenta 2.1?

Răspuns: Conform art. 4.5.2 Cheltuieli directe din Ghidul solicitantului, sunt considerate costuri eligibile costuri aferente reconstrucţiei, renovării sau modernizării unui imobil în limita a maxim 50% din total costuri directe eligibile. Prin urmare, costurile pentru construcţii nu sunt eligibile în cadrul Programului Fondul ONG în România Componenta 2 – Justiţie Socială Subcomponenta 2.1. Dezvoltarea comunităților rurale interetnice.

Întrebare 14.: Dacă organizația are și raport de audit sau raport al cenzorului se pot anexa la cererea de finanțare?

Răspuns: Conform Ghidul solicitantului, art. 6.1. Transmiterea dosarului Cererii de finanţare din, menţionează Cel mai recent raport anual al organizației solicitante. Verificarea acestui document se realizează în cadrul procedurii de verificare administrativă. Raportul anual trebuie să conţină informaţii cu privire la activităţile şi proiectele derulate de Solicitant în anul anterior. Ataşarea la dosarul Cererii de finanţare şi a altor documente „raport de audit sau raport al cenzorului, alte documente relevante”, rămân la decizia Solicitantului şi a partenerilor acestuia, acestea nefiind luate în considerare.

Întrebare 15.: Conform Ghidului Solicitantului cofinanțarea în natură se referă la monetizarea timpului oferit de voluntari. Din perspectiva finanțatorului nu există limitare la tipul de voluntari care se implică în proiect: de exemplul timpul manager de proiect este calculat ca şi cofinanţare?

Răspuns: Conform Ghidului Solicitanţilor, Contribuția în natură poate fi doar sub formă de muncă voluntară şi poate reprezenta maxim 50% din cofinanțarea cerută pentru proiect în cadrul Subcomponentei. Finanţatorul nu are o cerinţă specifică în acest sens, numai că, ţinând cont de responsabilităţile pe care le are un manager de proiect, acesta ar trebui să fie remunerat pentru munca depusă şi/sau în caz contrar să fie sancţionat corespunzător. În cazul unui contract de voluntariat, nu există astfel de posibilităţi. În cazul în care vă referiţi la o situaţie în care managerul de proiect este parţial remunerat şi parte din norma sa este considerată contribuţie în natură, acest lucru nu este posibil.