Întrebări primite în cadrul Componentei 1 – IMPLICARE și Componentei 5 - Dezvoltarea capacității ONG-urilor. Rețele și coaliții şi răspunsurile aferente acestora:

Întrebare 1. Încurajarea valorilor democratice se reduce doar la combaterea discriminării, rasismului și urii din discursul public, mass media și internet sau pot fi depuse proiecte și pentru realizarea altor forme de promovare a valorilor democratice?

Răspuns: În cadrul Subcomponentei 1.3 Încurajarea valorilor democratice sunt menţionate o serie întreagă de exemple de activităţi care pot face parte dintr-un proiect iar lista de activităţi propuse nu este exhaustivă. Astfel, design-ul activităților propuse în cadrul unui astfel de proiect nu este limitat sau limitativ, pot fi gândite orice tip de intervenții care să se subsumeze și să îndeplinească obiectivele specifice subcomponentei în cadrul căreia se depune Cererea de finanțare.

Întrebarea 2. Suma prevazută în contract pentru munca voluntară poate  fi efectiv platită?

Răspuns: Nu, această sumă va fi doar cuantificată conform specificaţiilor existente în Ghidul Solicitanţilor la secţiunea 2.4 Alocare financiară, munca voluntarilor putând reprezenta cofinanţare în proiect.

Întrebarea 3. Echipamentele achiziționate în cadrul proiectului trebuie să îndeplinească anumite criterii legate de originea acestora? De ex. trebuie să fie fabricate obligatoriu în UE sau pot proveni din orice țară ?

Răspuns: Nu există cerințe specifice legate de originea echipamentelor achiziționate în cadrul proiectelor.

Întrebare 4. Solicitantul va pregăti raportarea pentru întreaga sumă? Sau fiecare primește sumele alocate direct de la finanțator și raportează separat?

Răspuns: Conform informaţiilor cuprinse în secţiunea 7.1 Raportare, solicitantul (care după semnarea contractului de finanţare devine promotor de proiect) este răspunzător cu transmiterea rapoartelor căte Operatorul Fondului ONG. Raportarea se va realiza consolidat pentru toți partenerii, solicitantul având obligaţia să obţină şi să centralizeze informaţiile primite de la parteneri.

Solicitantul este direct răspunzător pentru elaborarea şi managementul proiectului. Contractul de finanţare se încheie între Operatorul Fondului ONG şi Solicitant, iar suma reprezentând finanţarea nerambursabilă se virează de către Operator exclusiv către Solicitant, nu şi către partener/i, acesta având responsabilitatea de a vira partenerilor sumele destinate acestora.

Întrebarea 5. În cadrul Componentei 1, Subcomponenta 1.3  Încurajarea valorilor democratice, elevii și studenții sunt parte din grupul țintă?

Răspuns: Nu există un grup țintă predefinit. Orice grup țintă care are legatură cu activitățile preconizate în proiect poate fi eligibil.

Întrebarea 6. Un partener poate să scrie factură pentru servicii de multiplicare, tipărire sau sală? Dar dacă este partener ONG?

Răspuns: Între parteneri nu se emit facturi. Dacă un partener societate comercială vine cu cofinanțare în proiect (el nu poate beneficia de finanțare nerambursabilă), aceasta se va putea evidenția prin facturi emise de diverși furnizori către acea societate comercială.

Dacă este partener ONG, cofinanțarea se va evidenția tot cu facturi sau documente justificative pentru bunurile/serviciile achiziţionate sau persoanele implicate în proiect.

Întrebarea 7. Am dori să ştim care este data limită până la care se poate completa formularul de preînscriere pentru componenta Implicare, respectiv pentru Componenta Dezvoltarea capacităţii ONG-urilor.

Răspuns: Va recomandăm sa completaţi formularul după ce aţi finalizat de completat Cererea de finanţare, deoarece în formular sunt necesare detaliile finale despre proiect (de exemplu suma solicitată ca grant). În ceea ce priveşte termenul limită, vă recomandăm să completaţi formularul înainte de depunerea dosarului Cererii de finanţare, deci termenul limită pentru completarea acestuia este identic cu termenul limită de depunere a Cererii de finanţare, pentru fiecare Componentă în parte.

Întrebarea 8. Având în vedere că asociaţia nu a mai derulat proiecte cu finanţare nerambursabilă, vă rugăm să ne precizaţi dacă acţiunile organizate până acum (pe baza resurselor personale) contează în evaluarea capacităţii administrative.

Răspuns: Da, acţiunile anterioare vor fi luate în considerare în evaluarea propunerii de proiect, însă va trebui să aveţi în vedere faptul că se va evalua atât experienţa anterioară în ceea ce priveşte implementarea de activităţi specifice, cât şi capacitatea de a implementa şi de a gestiona financiar un proiect finanţat din fonduri nerambursabile. Vă recomandăm să aplicaţi pentru un tip de grant potrivit cu expertiza anterioară a organizaţiei.

Întrebarea 9. Dacă avem parteneriate cu organizații care au experiență în gestionarea de fonduri nerambursabile, acest lucru are vreo relevanță în evaluarea capacității administrative?

Răspuns: Da, parteneriatul poate fi relevant în măsura în care partenerul sprijină Solicitantul în derularea proiectului și a unor activități corespunzătoare experienței partenerului. Vă rugăm însă să aveți în vedere că managementul de proiect nu poate fi subcontractat și de asemenea nu poate intra în responsabilitatea partenerului.

Întrebarea 10. Vă rog să-mi dați mai multe detalii despre ce ar trebui să menționăm în  cererea de finanțare la cap. 3.6. Rezultate și indicatori - valoarea inițială și valoarea finală, impact estimat - raportat la activitățile desfășurate în proiect.

Răspuns: Iată câteva informații și recomandări tehnice:

Rezultatele vor fi corelate cu fiecare activitate în parte și vor fi practic generate de activitățile propuse

Valoarea inițială și valoarea finală se completează în cazul indicatorilor cantitativi (ex: beneficiari); valoarea inițială se completează dacă aceasta există şi/sau dacă o cunoașteți

Impactul estimat depinde de fiecare activitate și respectiv de fiecare rezultat în parte

Este important de asemenea să aveți în vedere și Anexa 5. Contribuția la rezultatele așteptate ale Fondului ONG, recomandarea noastră fiind să corelați pe cât posibil indicatorii proiectului cu indicatorii specifici fiecărei Componente.

Întrebarea 12. Putem să propunem un proiect pentru Subcomponenta 5.3. prin care dezvoltăm baza noastră de membri atât prin campanii de promovare cât și prin realizarea de proiecte adiacente?

Răspuns: Subcomponenta 5.3 urmărește dezvoltarea sectorului ONG în general; dacă focusul dvs. în proiect extinde aria de intervenție și multiplică activități cu impact pozitiv, ar putea fi eligibilă ideea dvs. de proiect în cadrul acestei Subcomponente. Totuși trebuie să țineți cont de faptul că pe Subcomponenta 5.3 se vor finanța proiecte care, prin acțiunile de atragere și menținere de voluntari, au impact la nivelul sectorului ONG (implică mai multe organizații) sau ajută la dezvoltarea vizibilă a activităților organizației.

Întrebarea 13. Sumele reprezentând cofinanţarea aplicantului şi partenerilor trebuie să existe în cont la data semnării contractului de finanţare sau pot fi evidenţiate ca intrate şi folosite pe parcursul proiectului?

Răspuns: Cofinanţarea va trebui evidenţiată şi folosită pe întreaga durata de implementare a proiectului dumneavoastră, aşadar nu trebuie să faceţi dovada existenţei sumei respective la data semnării contractului.

Întrebarea 14. Care sunt documentele necesare la raportare pentru a dovedi contribuţia voluntarilor?

Răspuns: Documentele necesare pentru rapoartarea contribuţiei proprii pe bază de muncă voluntară sunt contractele de voluntariat încheiate cu respectarea legislaţiei în vigoare, în care se vor menţiona orele pe care le prestează fiecare voluntar. În Ghidul Solicitantului este specificat tariful orar calculat în baza salariului mediu brut pe economie, iar în raport se vor evidenţia sumele aferente fiecărui voluntar (nr. de ore x tarif orar). Se poate întocmi şi un centralizator în care să fie trecuţi toţi voluntarii, cu orele prestate şi total sumă raportată ca şi contribuţie proprie, pentru a fi mai uşor de urmărit.

Întrebarea 15. Alocarea financiară pe rezultate – se calculează incluzând toate liniile bugetare (resurse umane, echipamente, cheltuieli indirecte etc)?

Răspuns: Da, alocarea financiară pe rezultate va ţine cont de toate liniile bugetare. La depunerea aplicaţiei se cere menţionat doar un procent alocat fiecărui rezultat, urmând ca în timpul implementării să se raporteze sume efectiv cheltuite pentru atingerea fiecărui rezultat.

Întrebarea 16. Un proiect poate viza activităţi din cadrul mai multor subcomponente ale Componentei “Dezvoltarea capacităţii ONG-urilor. Reţele şi coaliţii”   sau trebuie să se încadreze unei singure Subcomponente?

Răspuns: Un proiect poate viza activităţi specifice mai multor subcomponente. Recomandarea este să încadraţi proiectul în subcomponenta căreia răspund cel mai bine obiectivele proiectului dvs.

Întrebarea 17. Dacă suma maximă acordată drept grant este de 90% din totalul costurilor eligibile, asta înseamnă că, dacă grantul este de maxim 35.000 EUR, atunci valoarea totală a proiectului va fi de 38500?

Răspuns: În cazul menţionat de dvs, la suma maximă acordată drept grant aţi adăugat o suma considerată cofinanţare, astfel:

35.000 + 3.500 = 38.500 Eur.

Verificând procentul de cofinanţare, şi având în vedere că suma adusă drept cofinanţare trebuie să reprezinte minim 10% din bugetul total al proiectului, 10% din 38.500 este 3.850. Astfel, în calculul dvs, cofinanţarea este mai mică de 10%.

Recomandarea noastră este să construiţi bugetul având în vedere în primul rând totalul costurilor eligibile, şi apoi să verificaţi suma pe care o aduceţi drept cofinanţare, astfel încât aceasta să reprezinte minim 10% din bugetul total (atenţie inclusiv la cele 2 zecimale).

Atenţie de asemenea la Subcomponenta 5.1. Sprijin pentru coaliţii şi reţele la nivel regional şi naţional şi pentru think tank-uri pentru care suma maximă acordată drept grant este de 80% din totalul costurilor eligibile ale proiectului.

Întrebarea 18. Am neclaritate asupra unui document care trebuie depus alături de dosarul cererii de finanţare pe Subcomponenta 5.1 şi anume, în ghid este menţionat faptul că “Doar în cazul proiectelor din cadrul Subcomponentei 5.1 care vizează coaliţii/reţele (formale sau informale) şi pentru care se solicită un grant mare, se va depune un document care să prezinte principalele demersuri anterioare ale coaliţiei/reţelei”.

Îmi puteţi da mai multe detalii despre cum ar trebui să arate acest document, sau în ce ar trebui să constea documentul şi la ce tip de demersuri ar trebui să ne referim?

Răspuns: Documentul care va prezenta principalele demersuri anterioare ale coaliţiei/reţelei (care va fi anexat în cazul coaliţiilor şi reţelelor deja existente) nu are un format standard. Acest document trebuie să demonstreze atât existenţa anterioară a coaliţiei cât şi să prezinte principalele sale demersuri.

În ceea ce priveşte tipul de demersuri la care ar trebui să va referiţi, este vorba despre demersurile anterioare relevante ale reţelei/coaliţiei, în funcţie de specificul, membrii şi activităţile derulate până în prezent. Rămâne la latitudinea dvs. modalitatea de prezentare şi informaţiile pe care le consideraţi relevante cu privire la istoricul coaliţiei/reţelei.

Întrebare 19. Este considerată cheltuială eligibilă doar amortizarea echipamentului din perioada proiectului?

Răspuns: În mod normal în cazul acestui tip de achiziţie se acceptă că fiind eligibilă doar cota de amortizare aferentă perioadei în care se desfăşoare proiectul. În mod excepţional, în cazul acestui tip de achiziţie se acceptă că fiind eligibil întregul cost doar dacă reprezintă o componentă integrantă şi necesară pentru implementarea proiectului şi este esenţial pentru atingerea obiectivelor.

Întrebarea 20. Cofinanţarea în natură poate fi reprezentată parţial de muncă voluntară a echipei de implementare a proiectului?  Menţionăm că echipa de implementare va fi plătită parţial prin salarii dar o parte din munca prestată va fi considerată voluntară şi cuantificată ca şi cofinanţare.

Răspuns: În cazul persoanelor angajate, acestea nu pot fi simultan şi angajaţi cu contract de muncă şi voluntari. Voluntarii se vor implica în proiect pe baza unui contract de voluntariat încheiat cu respectarea Legii voluntariatului.

Costurile specifice muncii voluntare vor fi incluse la Cap. 1 Echipa de proiect şi experţi şi poziţiile bugetare care vor fi ocupate de voluntari, fiecare cu un nr. de ore şi cu un cost total pe oră, vor fi calculate conform indicaţiilor din Ghidul Solicitantului.

Întrebarea 21. În cadrul Subcomponentei 5.1 think thank-ul trebuie să fie organizat formal (există un document formal sau este vorba de autoasumare în baza unei experienţe relevante) sau se acceptă variante informale, acestea urmând să fie consolidate prin proiect?

Răspuns: Definirea think tank-ului oferită în ghid este următoarea: Think tank-urile sunt organizaţii neguvernamentale care în urma unor procese de analiză şi cercetare formulează politici publice alternative ca răspuns la probleme economice, sociale şi politice.

Astfel, există o serie de organizaţii care prin obiectivele, activităţile şi misiunea lor specifică intră în categoria think tank-urilor. Aici puteţi analiza dvs. dacă va încadraţi în această categorie sau nu. În cazul coaliţiilor, acestea pot fi informale; think tank-urile însă sunt înfiinţate ca ONG-uri.

Nu există o precizare cu privire la înfiinţarea unui think tank în cadrul proiectului – aceasta poate fi o activitate în cadrul unui proiect, atâta timp cât necesitatea înfiinţării acestuia este motivată. Atenţie însă, înfiinţarea unui think tank implică inclusiv înfiinţarea sa din punct de vedere legal, ca ONG de sine stătător. Este recomandat să analizaţi necesitatea şi sustenabilitatea unei astfel de intervenţii.

Întrebarea 22. O parte din cheltuielile de vizibilitate, respectiv dezvoltare şi mentenanţă site, va fi acoperită de partenerul comercial. În condiţiile astea trebuie evidenţiată distinct în buget? Trebuie să creez o poziţie nouă? Trebuie menţionat undeva care sunt costurile achitate de partenerul comercial? De asemenea este evidenţiată în buget evaluarea muncii voluntarilor?

Răspuns: Atât costurile acoperite de partenerul comercial cât şi munca voluntară vor fi estimate şi evidenţiate în buget, reprezentând costuri reale ale proiectului. Toate aceste costuri reprezintă bugetul total al proiectului, din care veţi putea solicita maxim 90% ca grant. Ulterior pe parcursul implementării veţi evidenţia în rapoartele trimise către noi care dintre cheltuieli au fost făcute din contribuţie proprie (respectiv a partenerului comercial), care au reprezentat muncă voluntară şi care sunt cheltuielile din grant.

Întrebarea 23. Munca Voluntarilor ce va intra că şi contribuţie în natură a proiectului trebuie trecută în buget? Îi voi pune la membrii echipei chiar dacă nu vor fi angajaţi cu salariile aferente? Sau unde trebuie trecuţi?

Răspuns: Costurile specifice muncii voluntare vor fi incluse la Cap. 1 Echipa de proiect şi experţi şi poziţiile bugetare care vor fi ocupate de voluntari, fiecare cu un nr. de ore şi cu un cost total pe oră, vor fi calculate conform indicaţiilor din Ghidul Solicitantului. Documentele necesare pentru rapoartarea contribuţiei proprii pe baza de muncă voluntară sunt contractele de voluntariat încheiate cu respectarea legislaţiei în vigoare, în care se vor menţiona orele pe care le prestează fiecare voluntar. În Ghidul Solicitantului este specificat tariful orar calculat în baza salariului mediu brut pe economie, iar în raport se vor evidenţia sumele aferente fiecărui voluntar (nr de ore x tarif orar).