Întrebări primite cu referire la Apelul de Proiecte nr. 2/2013, Măsura a. Dezvoltarea parteneriatului, Fondul pentru Relaţii Bilaterale (lansat: 10 decembrie 2013, termen limită: 20 februarie 2014)

Întrebarea 1: Este posibil sa avem cate un partener atat din Norvegia cat si din Islanda, astfel incat un membru al echipei sa aiba mobilitatea la Oslo, iar celalalt la Reykjavik?

Răspuns: Da, este posibil sa aveti un partener din IS si unul din NO atata timp cat ambii partneri respecta situatiile de eligibilitate si se trimit acorduri separate de parteneriat incheiate cu organizatiile respective.

Întrebarea 2: Putem avea mai mult de un partener din ambele tari mentionate, atata timp cat va fi o singura mobilitate in fiecare din cele 2 tari si ne incadram in 3000 euro?

Răspuns: In cadrul mobilitatii puteti sa aveti in plan vizite sau intalniri cu mai mult de un partener, insa oficial in aplicatie ar fi bine sa existe cate un singur partner din statul donator, pentru a putea gestiona mai bine documentele (acordurile de parteneriat).

Întrebarea 3: In cadrul cererii de finantare se va descrie doar proiectul de mobilitate sau si proiectul pe care il vom organiza in colaborare cu partenerii din Norvegia, respectiv Islanda?

Răspuns: Aplicatia pentru Fondul pentru Relatii Bilaterale va avea in vedere strict proiectul de mobilitate. In cazul in care aveti deja o idee de proiect de propus pentru parteneri puteti sa o descrieti in cadrul aplicatiei, in sectiunea aferenta.

Întrebarea 4: Puteti va rog sa imi dati mai multe detalii despre regimul diurnei in Romania? As dori sa stiu daca se poate bugeta o diurna pentru subzistenta pentru cei doi membri ai Consiliului Director care vor fi beneficiari ai proiectului de mobilitate daca acestia sunt mentionati in Statutul si Actul Constitutiv al asociatiei, dar nu au contract de munca, doar contract de voluntariat.

Răspuns: Exista o hotarare pentru calculul si sumele diurnelor in Romania (HG 518/1995). Nu poate beneficia de diurna decat personalul angajat cu contract de munca al asociatiei.

Întrebarea 5: Exista anumite bareme pentru sumele ce pot fi bugetate ca diurna de subzistenta? Daca nu, putem atasa la cererea de finantare conversatii cu entitatile din Norvegia si Islanda care ne recomanda o anumita suma pentru a fi bugetata ca diurna?

Răspuns: Nu exista diurna de subzistenta. Exista cheltuieli de subzistenta (care includ si diurna). Pentru costurile de cazare/masa nu exista bareme avand in vedere diversitatea de oferte care poate exista, insa costurile nu pot fi exagerate. Pentru diurna, in cazul participantilor din RO se va respecta legislatia natională. Pentru diurna participantilor din statele donatoare (doar in cazul in care mobilitatea se realizeaza in Romania) trebuie avuta in vedere legislatia tarii respective pentru cuantumul maxim.

Întrebarea 6: In momentul de fata nici un membru al asociatiei noastre nu are contract de munca. Pot fi bugetate cheltuieli pentru mancare si cheltuieli de networking?

Răspuns: Pentru persoanele ce nu au contract de muncă, pot fi bugetate oricare din cheltuielile eligibile enunţate in Ghidul Solicitantului, in afara de diurna.

Întrebarea 7: Sunt eligibile cheltuielile cu combustibilul pentru o deplasare in Norvegia?

Răspuns: Costurile de transport pentru combustibil pana in NO sunt eligibile.

Întrebarea 8: Putem incheia parteneriate cu mai multe organizatii din Norvegia si in timpul vizitei de lucru sa discutam proiectul cu aceste organizatii, iar ulterior sa decidem care dintre organizatii este mai potrivita pentru un viitor parteneriat si depunerea unui proiect pentru Fondul ONG?

Răspuns: Parteneriatul este recomandat sa se incheie doar cu o singura organizatie, cea cu care este cel mai probabil sa se realizeze viitorul proiect. Se pot realiza in schimb intalniri cu mai multe organizatii din tara respectiva.

Întrebarea 9: Care este durata maxima a vizitei permise?

Răspuns: Nu exista o durata maxima a vizitei, limitarile fiind cele legate de buget in mare parte.

Întrebarea 10: In echipa care face deplasarea poate fi inclusa si o persoana de la un Institut din Romania pe care il vom avea partener in viitorul proiect pentru Fondul ONG?

Răspuns: O persoana din partea partenerului poate fi inclusa in mobilitate, insa costurile aferente diurnei de exemplu, nu vor putea fi decontate.

Întrebarea 11: Intalnirile cu alte organizatii trebuie trecute in calendarul de activitati sau va trebui sa le facem in afara programului asumat?

Răspuns: Daca le stiti deja si puteti sa vi le asumati, puteti sa le treceti deja in cererea de finantare.  

Întrebarea 12: Noi am beneficiat de finantare nerambursabila in cadrul Apelului 1 / 2013 al Fondului pt Relatii Bilaterale si am efectuat o mobilitate in Norvegia. Acum am dori sa depunem o cerere de finantare in cadrul Apelului 2 / 2013 al Fondului pt Relatii Bilaterale, in vederea contactarii si cunoasterii unor parteneri din Islanda. Suntem eligibili?

Răspuns: Dupa cum este mentionat si in Ghid, nu vor avea prioritate organizatiile care au au avut deja un proiect finantat in cadrul rundei I cu acelasi partener.

Întrebarea 13: Exista o versiune in engleza a "Anexei 1 - Formular cerere de finantare", pentru a facilita comunicarea cu potentialii parteneri din tarile donatoare?

Răspuns: Anexele dosarului de candidatura se regasesc si in engleza pe site-ul programului: http://fondong.fdsc.ro/more-than-70000-euro-for-partnerships-development-with-donor-countries

Întrebarea 14: Este o institutie publica in subordinea Politiei din Norvegia eligibila ca partener?

Răspuns: Una dintre conditiile esentiale pentru eligibilitatea partenerului este ca acesta "sa aiba personalitate juridica şi sa fie capabil sa acţioneze în domeniul abordat prin proiect". In cazul in care institutia mentionata este entitate subordonata fara personalitate juridica puteti considera parteneriatul direct cu institutia in subordinea careia activeaza si care are personalitate juridica. Aveti in vedere ca in "Declaratia privind eligibilitatea si acordul de parteneriat" este necesar sa includeti referinta la legislatia specifica/documentul ce sustine dobandirea personalitatii juridice.

Întrebarea 15: Am dori sa aducem in Romania un reprezentant al unei institutii din Norvegia care sa prezinte, in cadrul unei reuniuni de lucru, cum este sistemul de audiere in Norvegia in ceea ce priveste copiii (minori victima a violentelor, abuzului si minori in conflict cu legea). La aceasta reuniune estimam participarea a 30 de persoane (judecatori, procurori, politisti, asistenti sociali, etc). Cheltuielile cu participantii romani la aceasta reuniune (cazare, masa, pauze de cafea - 1 zi sau 2) sunt eligibile in cadrul acestei cereri de finantare?

Răspuns: Cheltuielile cu participantii romani la intalnirea propusa de dvs. nu sunt eligibile. Prin acest Apel se finanteaza exclusiv cheltuieli de calatorie si subzistenta pentru persoanele implicate in activitati de mobilitate (respectiv persoanele ce se deplaseaza dintr-o tara in alta).

Întrebarea 16: Pana cand mai putem pune intrebari pentru acest Apel?

Răspuns: Nu am stabilit un termen limita pana la care se pot pune intrebari. Prin urmare, pe intreaga durata a Apelului vom raspunde la intrebari/nelamuriri. In functie de nr. intrebarilor si de complexitatea acestora, incercam sa raspundem in 24h - max 48h.

Întrebarea 17: Putem să aplicăm printr-o singură cerere 2 vizite - una în Islanda și una în Norvegia?

Răspuns: Intr-o propunere puteti include 2 vizite (Islanda si Norvegia) daca reusiti sa va incadrati in grantul maxim de 3000 euro.

Întrebarea 18: Dacă vizităm mai multe ONG-uri în ambele țări trebuie să avem parteneriat cu fiecare?

Răspuns: Recomandam sa se semneze acord de parteneriat cu 1 organizatie din Norvegia si 1 acord cu organizatia din Islanda. Acestea ar fi organizatiile cu care agreati asupra unui calendar comun de actiuni pe durata vizitelor. Daca in agenda vizitelor din fiecare tara se includ intalniri cu alte organizatii nu este necesara prezentarea unui acord de parteneriat din partea acestora.

Întrebarea 19: Cum se raportează cheltuielile de subzistență dacă nu suntem angajați? Facturi/chitanțe? Acestea trebuie traduse în limba română?

Răspuns: In aceasta situatie in cadrul capitolului Cheltuieli de subzistenta se vor deconta cheltuielile pentru cazare si masa emise pe numele organizatiei, acestea vor fi insotite de facturi si documente de plata. Nu vor fi considerate cheltuieli eligibile cheltuielile "extravagante" (ex.bauturi alcoolice, tigari etc). Documentele financiare nu trebuie traduse in limba romana.

La intocmirea bugetului, va rugam sa tineti cont de critetiile mentionate la punctual 2.5 Eigibilitatea cheltuielilor din Ghidul solicitantilor si de recomandarile facute in Ghidul orientativ de intocmire a raportului financiar din Anexa 5 Raport tehnic si financiar.

Pentru persoanele ce vor participa in mobilitate, dar nu sunt angajati ai organizatiei, se recomanda semnarea unor contract de voluntariat. De asemenea, in aplicatie, este bine sa mentionati si maniera in care persoanele participante in mobilitate pot sprijini organizatia in constructia acestui parteneriat (ca si experienta specifica, dar si abilitatea de a exprima puncte de vedere/pozitii in numele organizatiei aplicante).

Întrebarea 20: As vrea sa stiu daca pentru punctul x din cererea de finantare este nevoie de informatie mai detaliata decat cea din paragraful de mai jos (excluzand descrierea participantilor la mobilitate)

Răspuns: Descrierile realizate in cadrul cererilor de finantare trebuie sa fie comprehensibile si sa respecte de preferinta indicatiile existente deja in formular. Din pacate nu putem sa acordam feedback asupra continutului efectiv al descrierilor, deoarece proiectele intra intr-un proces de evaluare independent de cei care raspund solicitarilor potentialilor aplicanti.

Întrebarea 21: Partenerii pentru aplicatii in cadrul Fondului Bilateral trebuie sa fie in mod obligatoriu din baza de date http://partners.ngonorway.org/search.php? Sau pot fi si parteneri identificati de noi din tarile eligibile dar care nu se regasesc in aceasta baza de date?

Răspuns: Partenerii pot fi orice entitate eligibila pentru un proiect, indiferent de cum sunt acestia identificati. Deci raspunsul este ca nu trebuie sa fie obligatoriu din baza de date.

Întrebarea 22: Va rog sa imi confirmati daca am inteles bine precizarile din ghidul pt Relatii bilaterale: partenerii norvegieni primesc finantarea pentru proiectul de mobilitate prin cererea de finantare pe care o completam impreuna? ei nu trimit formularul la o alta agentie din Norvegia? ei cum isi primesc banii?

Răspuns: Daca in proiect sunt prevazute mobilitati ale partenerului din Norvegia, atunci cheltuielile de subzistenta si calatorie ale persoanelor implicate sunt eligibile dupa aceleasi reguli ca si in cazul aplicantului.

FDSC va semna contractul de finantare cu organizatia din Romania si finantarea nerambursabila se plateste catre organizatia din RO. Organizatia din RO (beneficiar de contract) va trebui sa agreeze cu partenerul din Norvegia care este modalitatea de transfer a fondurilor aferente cheltuielilor angajate de acesta. Partenerul norvegian poate

angaja direct cheltuieli (conform regulilor din Ghid) si acestea sunt eligibile daca sunt sustinute cu documente justificative relevante.

Întrebarea 23: Un proiect depus în cadrul Fondului ONG trebuie să fie scris/finalizat în cadrul acestor întâlniri/activități de mobilitate, sau partenerii trebuie să ajungă doar la o înţelegere nescrisă?

Răspuns: Un proiect nu trebuie neapărat finalizat în cadrul întâlnirilor/proiectului de mobilitate însă obiectivul proiectelor realizate în cadrul Fondului pentru Relații Bilaterale trebuie să aibă în vedere discuția concretă referitoare la un proiect ce urmează a fi depus în cadrul unei componente (sau mai multe) din cadrul Fondului ONG.

Întrebarea 24: Se pot implica în proiect și organizații care nu sunt din cele trei state donatoare (Norvegia, Islanda sau Liechtentein)?

Răspuns:  Nu, acest apel pentru cereri de finanțare se referă doar la dezvoltarea de parteneriate între România și statele donatoare – Norvegia, Islanda sau Liechtenstein

Întrebarea 25: Pentru activităţile de mobilitate se acordă o prefinanţare sau decontarea se face după efectuarea activităţii? 

Răspuns: Plăţile din cadrul contractului vor efectuate în două tranşe: avans de 80% in baza unei cereri de plata emise de catre beneficiar dupa semnarea contractului şi plata finala de maxim 20% (calculata ca diferenta intre cheltuielile eligibile aprobate pe baza raportului final si avansul transferat).